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Règlement de fonctionnement à l’usage des participants et des responsables légaux


PRÉAMBULE


ARTICLE 1 : L’accueil
Le règlement de fonctionnement vise à définir les obligations et devoirs nécessaires au respect
des règles de vie collective de notre association.
À qui s’adresse le règlement de fonctionnement ?
Ce règlement de fonctionnement s’adresse à toute personne accueillie et à ses responsables
légaux
C’est un document écrit qui permet de poser des règles (notamment celles qu’implique la vie en
collectivité) et d’apporter une marche à suivre face à un problème qui peut survenir lors d’un
temps d’accueil.
Il constitue ainsi un cadre de référence des droits et des devoirs de chacun. Le non-respect du
règlement de fonctionnement pourra entraîner, dans certains cas, la fin prématurée d'un accueil
ou l'annulation d'une inscription.
Il pourra également être opposé à l’association ou contesté par les personnes accueillies ou leur
représentant légal.
L’adoption du règlement de fonctionnement
Le règlement de fonctionnement est arrêté par le Conseil d’Administration après une consultation
des membres actifs lors des Assemblées Générales ordinaires et/ou extraordinaires.
Une discussion autour du règlement de fonctionnement ainsi qu’un vote de validation par le
Conseil d’Administration doit obligatoirement se tenir au minimum tous les 5 ans.
Communication et publicité
Le règlement de fonctionnement doit faire l’objet d’une publicité obligatoire et d’une réelle
information :
– le règlement de fonctionnement est remis à toute personne accueillie ou à son représentant
légal.
– il doit également être affiché dans les locaux accueillant les groupes.
– il doit être remis à chaque personne qui y exerce une activité soit à titre de salarié, soit à titre
libéral ou qui y intervient à titre bénévole.
L’association met ce document à la disposition du préfet de département, à la demande de ce
dernier.
1.1 Généralités, présentation
L’association, régie par la loi 1901, oeuvre depuis 2015 dans le champ de l’organisation de temps
de vacances ou de loisirs pour des personnes en situation de handicaps. Elle défend des valeurs
liées au vivre ensemble. Elle oriente son action avant tout vers un public de personnes en
situations de handicaps et ayant des besoins d’accompagnement spécifiques du fait de certaines
difficultés.

1.2 Les types d’accueils
L’association travaille autour de trois types d’accueil :
– Les accueils de loisirs les week-end et vacances scolaires
– Les accueils temporaires autour d’activités thématiques
– Les accueils de groupes en semaine, pour des vacances
1.3 Le fonctionnement général sur un lieu d’accueil:
L’association loue des lieux d’accueils à des organismes.
Les lieux doivent être aménagés selon les normes ERP 5 type J, et devront disposer de différents
espaces dédiées aux différents moments de la journée, tous accessibles aux personnes à
mobilité réduite. L’accueil peut se faire de différentes façons:
-en pension complète.
-en demi pension.
-en pension libre.
1.4 L’encadrement
Composés de personnes issues principalement des milieux de l’éducation spécialisée et de
l’animation, chaque équipe de deux à quatre professionnels accompagnent 12 personnes au
maximum.
Les équipes sont mixtes avec ou sans lien hiérarchique direct suivant le groupe de personnes
accueillies.
Durant les temps d’accueil, les équipes sont elles- mêmes encadrées par un responsable de
permanence, joignable tout au long de l’accueil. Le rôle de ce responsable est de conseiller
l’équipe, de l’aider à faire face à d’éventuelles difficultés rencontrées et de se déplacer en cas
d’urgence pour se rendre auprès du groupe.
Cette personne fait aussi le lien avec les représentants légaux, l’institution des personnes
accueillies, les médecins ... si nécessaire.
Un salarié exerce sur des contrats à durée déterminée à temps plein, un poste de coordination,
dédié à l’activité globale mais aussi sur l’aspect pédagogique et le recrutement des équipes.
Les projets peuvent être de différentes natures et au plus proche des besoins des personnes,
toujours en lien avec la thématique du lieu d’accueil, à savoir le vivre ensemble à travers une
pédagogie de la nature, de l’environnement, de l’écologie de la culture et d’activités sportives.


ARTICLE 2 :L’inscription
2.1 : La validation et l’inscription
Une fois la pertinence de l’accueil validée, l’inscription se fait en fonction des dates souhaitées
par le bénéficiaire.
Pour que le premier accueil puisse s’organiser, le dossier du jeune doit impérativement être
complet et comporter :
– La fiche de renseignements complétée
– Le règlement de fonctionnement lu et signé
– Une copie de pièce d’identité
– Une copie de Carte VITALE + Mutuelle si tel est le cas
– La fiche sanitaire de liaison complétée
– Une ordonnance à jour
– Une copie du carnet de vaccinations
– Le formulaire d’autorisation de soins d’urgence – Une attestation d’assurance responsabilité
civile
– Un écrit synthétique présentant la personne.

ARTICLE 3 : Les participations financières
3.1 : Mode de calcul du coût
Le calcul du montant global du séjour s’effectue en fonction de la thématique.
Toutefois le calcul de base comprend les repas, l’encadrement, les charges de la location, les frais
de nettoyage du lieu d’accueil, le transport, les activités, les frais de structures, le fond associatif,
l’étude du projet.
Le coût peut varier en fonction des activités prévues en amont, du nombre de participants, de la
venue ou non d’intervenants extérieurs...
ARTICLE 2 : Conditions et d’inscription
2.2 : Le travail d’un projet
modalités
Tout accueil, qu’il soit individuel ou collectif, entre dans le cadre d’un projet travaillé pour
chaque personne en lien avec les parents, les tuteurs et/ou l’établissement en demande.
Chaque accueil s’effectue de manière à répondre à un besoin, qu’il s’agisse d’un simple besoin
de repos, de loisirs, d’apaisement ou de transition.
Une première rencontre s’effectue au sein de son institution ou dans les locaux de l’association
afin d’évaluer la pertinence d’un accueil, et d’envisager, le cas échéant, les modalités
3.2 : Modalités de règlement
Avant tout temps d’accueil, le versement d’arrhes à hauteur de 30 % du coût total, est exigé pour
valider la réservation de la place de chaque personne.
Le règlement du solde s’effectue 15 jours avant le départ.
Un règlement en trois fois sans frais est possible si une demande est faite explicitement en amont
de l’accueil.
3.3 : Facturation
Un devis est effectué́ et transmis lors de la demande d’inscription.
Les factures sont transmises aux parents, aux responsables légaux ou aux établissements, à la
réception du règlement du solde.
3.4 : En cas d’annulation
L’assurance annulation est obligatoire et rentre dans le prix du séjour.


ARTICLE 4: Au quotidien
4.1 : Le choix des chambres
Le choix des chambres s’effectue lors de l’arrivée du groupe. Chaque personne peut choisir sa
chambre, selon ses préférences et ses besoins (chambre individuelle, proche des sanitaires, à
proximité de la chambre de l’équipe...).
Les chambres peuvent être à couchages multiples mais ne sont pas mixtes.

4.2 : L’accompagnement à la toilette
Selon les besoins repérés d’accompagnement à la toilette pour chaque personne, cette dernière
pourra être accompagnées dans ce moment par un membre de l’équipe.
Cependant, dans la mesure du possible, les hommes accompagnent les hommes et les femmes,
les femmes. Ce protocole peut être modifié en fonction des besoins d’accompagnement de
chacun.
4.3 : Les repas
De manière générale, il convient de permettre aux personnes accueillies de manger à des horaires
adaptés.
Tous les repas sont pris en groupe sauf disposition nécessaire au fonctionnement du collectif.
Seul le petit déjeuner peut être pris de manière échelonnée, en fonction du rythme de chacun et
du programme de la journée en cours.
Les heures de repas ne sont pas fixes et peuvent varier en fonction du rythme de chacun et du
déroulement de chaque journée.
Les tâches inhérentes au déroulement du quotidien et de chaque repas ( nettoyage des espaces
collectifs et des sanitaires, pose du couvert, rangement, vaisselle...) incomberont aux
accompagnateurs mais peuvent aussi incomber à toutes les personnes présentes, chacun à la
mesure de ses possibilités. La répartition de ces tâches peut se faire sous forme de roulement. Là
encore cela se fera en fonction du projet d’accueil.
4.4 : Les couchers
Il est primordial que les personnes accueillies puissent bénéficier d’un rythme adapté à leurs
besoins.
Les couchers se font en fonction du rythme de chaque personne accueillie et du déroulement
de chaque journée.
Ils peuvent être échelonnés dans le temps, seul prime le besoin de chacun.
4.5 : Les activités
Les activités seront choisies en fonction des envies de chaque personne, de ses appétences pour
l’une ou l’autre des disciplines proposées et préparées en amont par le responsable de
l’association.
Toutes les activités sont encadrées par des membres de l’équipe présente, et peuvent être
accompagnées d’un intervenant extérieur “spécialiste” de l’activité.
4.6 : Les sorties extérieures
Les sorties extérieures sont organisées avec les personnes accueillies, en fonction de leurs
propositions, de leurs envies et de leurs possibilités.
Il incombe à l’équipe présente de veiller au bon déroulement de chaque sortie, tant en terme
logistique qu’en termes de sécurité et de santé. En cas d’incident, le responsable de permanence
au moment de l’accueil doit être informé et les décisions prises après un avis à ce dernier.
Les activités spécifiques, notamment les activités sportives, les activités d’eau vive ou de
baignade doivent être encadrées par des professionnels diplômés d’état qu’ils soient extérieurs
ou au sein de l’équipe présente.

4.7 : La santé, les traitements
Aucun traitement même allopathique ou homéopathique n’est administré sans ordonnance
médicale.
L’état de santé de chaque personne doit rester compatible avec les qualifications des équipes et
ne doit induire de risques ni pour la santé des personnes accueillies, ni pour celle de l’équipe.
Les horaires de prescription de chaque prise et/ou le nombre d’heures entre chaque prise doivent
faire l’objet d’une attention toute particulière et d’un respect scrupuleux. La personne accueillie
devra être obligatoirement munie d’un pilulier.
– Mesures d’éviction sanitaires préventives
Elles sont prises lorsqu’une personne accueillie présente des symptômes pouvant contaminer
d’autres participants ainsi que le personnel.
– Modalités d’intervention médicale d’urgence
En cas d’accident ou d’urgence, l’équipe applique le protocole d’urgence établi et appelle
immédiatement le SAMU (15) puis le responsable de permanence.
Ce dernier se charge d’informer les responsables légaux ou l’institution et si besoin d’organiser le
cas échéant le rapatriement sanitaire de la personne.
Si nécessaire, la personne est dirigée vers un centre hospitalier.
Tous les frais engagés restent à la charge des responsables légaux.
– Soins réguliers
Lorsqu’une personne accueillie présente un trouble de santé nécessitant des soins réguliers, un
protocole d’accueil individualisé est envisagé par le médecin responsable et le responsable de
l’association.
Ce protocole répertorie les conditions d’aménagement spécifiques pour la personne, les
intervenants, les traitements nécessaires. Il explique la conduite à tenir en cas d’urgence et les
interventions des professionnels.
La venue de professionnels de santé (infirmière, kiné...) externes à l'association sera alors
envisagée le temps de l'accueil de la personne.


ARTICLE 5 : Les assurances
Une attestation d’assurance personnelle (responsabilité civile) sera exigée lors de l’inscription et
transmise au responsable de l’association qui la joindra au dossier de la personne.
L’association a souscrit, conformément à la réglementation, une assurance couvrant les
dommages causés à des tiers et les accidents dont la personne serait victime, auprès de la MAIF
assurances et collectivités, numéro de sociétaire :4014293 A 1.
Je reconnais avoir pris connaissance du présent règlement et en accepter les conditions.


Fait à………………………………………………….. le…………………………………………………….
Signature suivie de la mention« Lu et approuvé »


Association « Ces Jours Heureux » Rue Basse 30610 Logrian-Florian numéro de déclaration en préfecture W303001846
n°siret 815405590700016 mail: ces joursheureux.cevennes@gmail.com

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